Företag som låter anställda köra företagsbilar behöver mer än en muntlig överenskommelse. För att undvika missförstånd och säkerställa att alla parter vet vad som gäller krävs en tydlig och skriftlig bilpolicy.
Ett av de mest etablerade sätten att skapa en sådan policy är att använda ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon). Det är ett juridiskt bindande dokument som kopplar samman en specifik bil med en namngiven förare och som tydligt visar att företaget har upplåtit fordonet.
Varför företag behöver en skriftlig bilpolicy
När en anställd får tillgång till en företagsbil uppstår flera frågor som måste vara klara redan från start:
- Vem betalar självrisk om en olycka sker?
- Vem står för böter och avgifter som uppkommer under körning, till exempel parkeringsböter eller trängselskatt?
- Vem ser till att service, besiktning och däckbyten utförs i tid?
- Vad händer när den anställde slutar eller blir långvarigt frånvarande?
Utan en skriftlig policy riskerar både företag och förare tvister, fördröjningar och onödiga kostnader. Med ett TRF-kort blir ansvaret tydligt från första dagen.
TRF-kortet – bilpolicy på fordon- och personnivå
Ett TRF-kort dokumenterar de viktigaste uppgifterna för att visa vem som får använda bilen och på vilka villkor:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som får disponera fordonet
- underskrifter från båda parter som bekräftar överenskommelsen
Med dessa uppgifter är det klart vem som har dispositionsrätt och vilket ansvar som gäller. Kortet kan vid behov visas upp vid en poliskontroll och fungerar som ett tydligt bevis på att företaget har godkänt upplåtelsen.
Fördelar med TRF-kort som bilpolicy
- Tydliga ansvarsgränser – företaget och föraren vet från början vem som ansvarar för kostnader, skador och underhåll.
- Minskad risk för konflikter – ett undertecknat dokument minimerar risken för missförstånd.
- Enkel administration – varje bil får sitt eget TRF-kort, vilket gör det enkelt att hålla ordning även i större fordonsflottor.
- Trygghet för båda parter – både arbetsgivare och förare har ett juridiskt bindande underlag att luta sig mot.
Sammanfattning
För alla företag som upplåter bilar till anställda är det avgörande att ha en tydlig bilpolicy. Ett TRF-kort är en av de mest etablerade lösningarna i Sverige och ger ett juridiskt bindande dokument som kopplar en specifik bil till en bestämd förare. Det skapar trygghet, klara ansvarsgränser och en professionell hantering av företagets bilar.
