Att hålla ordning på bolagets aktiebok är inte bara en fråga om god administration – det är ett juridiskt krav. Trots det är det många företagare, särskilt i mindre aktiebolag, som tappar bort eller glömmer bort var aktieboken är. I denna artikel reder vi ut allt du behöver veta om var du hittar aktieboken, vad du gör om den är försvunnen, och hur www.aktieboksregistret.se kan hjälpa dig att återfå kontrollen.
Denna informationssida innehåller
- 1. Vad är aktieboken och varför är den så viktig?
- 2. Vad innebär det att aktieboken är försvunnen?
- 3. Så hittar du din aktiebok hos www.aktieboksregistret.se
- 4. Vad gör jag om aktieboken inte finns där?
- 5. Vad säger lagen om aktieboken?
- 6. Så undviker du att tappa bort aktieboken i framtiden
- 7. Agera nu för att säkra din aktiebok
1. Vad är aktieboken och varför är den så viktig?
Aktieboken är det officiella registret över aktieägarna i ett aktiebolag. Den visar vilka som äger aktier, hur många de har och när de förvärvade dem. I juridisk mening är det endast de personer som står upptagna i aktieboken som räknas som aktieägare. Detta innebär att aktieboken har en direkt påverkan på vem som har rätt att rösta vid bolagsstämman och ta emot utdelningar.
För mindre bolag är aktieboken ofta förd manuellt i Excel, Word eller till och med på papper, vilket gör den sårbar för att tappas bort eller glömmas bort. Ett digitalt system gör det betydligt enklare att hantera, uppdatera och lagra aktieboken säkert.
2. Vad innebär det att aktieboken är försvunnen?
Att aktieboken är borta innebär att bolaget inte längre har tillgång till det dokument som juridiskt fastställer vem som äger aktier i bolaget. Det kan skapa allvarliga problem vid affärshändelser som nyemissioner, försäljning av bolaget eller vid utdelningar. Dessutom är det styrelsens ansvar enligt aktiebolagslagen att aktieboken upprätthålls, så en borttappad bok kan ses som försummelse.
Saknas aktieboken måste man försöka återskapa den, vilket ofta kräver mycket efterforskning i gamla dokument, överlåtelseavtal och styrelseprotokoll.
3. Så hittar du din aktiebok hos www.aktieboksregistret.se
Det finns en god chans att din aktiebok finns registrerad hos en digital aktiebokstjänst. Den mest använda i Sverige är www.aktieboksregistret.se. Tjänsten är byggd för att säkra, strukturera och förenkla hanteringen av aktieböcker för både små och stora aktiebolag.
För att se om ditt bolag är registrerat där loggar du enkelt in med BankID, söker på ditt organisationsnummer och får då tillgång till aktieboken om den finns sparad. Många bolag som använder revisorer, redovisningsbyråer eller rådgivare har fått hjälp med att lägga upp aktieboken i systemet – så även om du inte själv har gjort det är chansen god att den redan finns där.
4. Vad gör jag om aktieboken inte finns där?
Om du inte hittar aktieboken hos aktieboksregistret.se eller någon annanstans, behöver du försöka återskapa den. Det innebär att du samlar all tillgänglig information om ägarhistoriken i bolaget. Det kan handla om att gå igenom tidigare avtal, emissionsdokument, gamla årsredovisningar eller mejlväxlingar.
Kontakta gärna tidigare ägare eller styrelseledamöter – de kan sitta på kopior eller ha information som hjälper till att rekonstruera bilden av ägandet. När du har en tillräckligt god bild kan du skapa en ny aktiebok och få den godkänd av nuvarande styrelse.
5. Vad säger lagen om aktieboken?
Enligt aktiebolagslagen ska alla aktiebolag ha en aktiebok från dag ett. Det är styrelsens ansvar att aktieboken finns, hålls uppdaterad och är korrekt. Även om lagen inte föreskriver någon specifik form – den kan vara på papper eller digital – måste den alltid kunna visas upp vid begäran, t.ex. av Bolagsverket, Skatteverket eller investerare.
Om boken är borta har styrelsen ett ansvar att snarast återskapa den. Det finns alltså ett tydligt juridiskt ansvar även om det saknas direkta sanktioner i lagen för borttappad aktiebok.
6. Så undviker du att tappa bort aktieboken i framtiden
Det absolut bästa sättet att förebygga framtida problem är att använda ett system som säkerställer lagring och spårbarhet. Aktieboksregistret.se erbjuder inte bara en säker digital plats, utan även verktyg för att enkelt registrera aktieöverlåtelser, emissioner och andra förändringar i ägarbilden.
När du har registrerat bolaget där får du en struktur som följer lagkraven, och du kan spara ned aktieboken som PDF för arkivering. Styrelsen bör också ha som rutin att kontrollera aktieboken vid varje årsstämma – det säkerställer att den alltid är uppdaterad.
7. Agera nu för att säkra din aktiebok
Att tappa bort aktieboken är allvarligt, men det finns hjälp att få. Om du inte vet var den finns, börja med att kontrollera om den är sparad på www.aktieboksregistret.se. Om den inte finns där, kan du återskapa den med hjälp av tillgänglig dokumentation och sedan digitalisera den direkt i systemet.
Glöm inte att styrelsen är ytterst ansvarig för att aktieboken existerar, är korrekt och hålls uppdaterad. En digital lösning gör detta arbete betydligt lättare och säkrare.
Nästa steg:
- Gå till www.aktieboksregistret.se
- Fyll i formuläret
- Vänta på svar
- Exportera och spara kopior regelbundet
