Att hålla koll på aktieboken är en av de viktigaste administrativa uppgifterna för ett aktiebolag. Den fungerar som ett bevis på aktieägande och innehåller viktig information om bolagets aktiestruktur. Om du inte vet var aktieboken är, eller om den har försvunnit, behöver du agera snabbt för att hitta eller återskapa den.
Leta i företagets dokumentation
Det första steget är att kontrollera om aktieboken finns sparad någonstans inom företaget:
- Digital lagring – Kolla om den är sparad i företagets molntjänst, mejl, interna databaser eller ekonomisystem.
- Fysiska dokument – Finns det en utskriven version i ett arkivskåp, i bolagets styrelseprotokoll eller i andra affärsdokument?
- Redovisningskonsult eller revisor – Om bolaget har en extern revisor eller redovisningskonsult kan de ha en kopia eller kännedom om var den finns.
Begär ut en kopia från Aktieboksregistret
Om aktieboken tidigare har registrerats i ett Aktieboksregister, kan du begära ut en kopia därifrån. Detta är ofta det snabbaste sättet att återfå aktieboken om den har försvunnit.
Återskapa aktieboken vid förlust
Om aktieboken inte går att hitta, måste den återskapas från andra källor:
- Aktieägarna – Kontakta aktieägare och be dem bekräfta sina innehav.
- Tidigare aktieöverlåtelser – Sök i gamla avtal, köpehandlingar eller emissionsdokument.
- Kolla med Aktieboksregistret.
Fastställ den nya aktieboken
När aktieboken har återskapats måste den formellt godkännas och fastställas:
- Styrelsen ska gå igenom och godkänna den på ett styrelsemöte.
- Aktieägare bör få ta del av den för att bekräfta att uppgifterna är korrekta.
- En kopia bör registreras digitalt eller hos ett aktieboksregister för framtida säkerhet.
